事務局


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事務局引継書 (岩見沢)

発足式まで
 ・担当町村の選定
 ・役員体制の素案づくり〔実行委員長1名、副実行委員長2名、総務部長、副部長、競技部長、副部長、事務局長1名、事務局員3名、会計2名(一般会計、特別会計)監事2名 総務部(受付・接待係、車両係、交歓会、広報係)競技部(会場係、展示係、アナウンス記録係、音響・照明係)〕
 ・役職の選定の際に各町村に役員の素案を提示。
 ・開催日、会場、宿泊場所の選定。
 ・業務分担表(役割表)の作成。
 ・予算案の検討。
町村に補助金を要望する場合、早期対応が求められる(口頭でも事前に話しておく事が必要)。
スローガンの決定
開催要項、競技要項の内容確認。
青年祭まで
参加種目の状況をつかむために、予備調査の実施。
参加申込締切日、開催日の決定(できるだけ早く決定し、遅くても定期大会前まで)
通帳の開設
実行委員名簿の作成(発足式までに決定しているのが望ましい)
実行委員スケジュール表の作成(会議、当日のタイムスケジュール等)
ポスターの作成(150枚作成した)
プログラムの作成(250部作成した)
道青協との連携(予算、要項、ポスター、送付書類)
各市町に補助金申請
 ・会議の実施(幹部会、役員会、実行委員会)
 ・大会日程の決定(各種目等の時間割、発表順の抽選)
 ・大会申込書の送付及び取りまとめ。
 ・開催地及び会場周辺地図、会場見取図の作成及び送付。
スタッフTシャツの検討と記念品の選定。
審査員の依頼(道青協OB審査員以外)

プログラムについて
 ・北海道青少年憲章、道青協会長挨拶文、平和宣言、開催要項、大会次第、大会役員名簿、最優秀賞受賞者一覧は道青協からデータ、広告は原稿で、もらえるので、実行委員会は作成不要である。
 ・開催地長の寄稿依頼。

参加申込書について
 ・申込書にはフリガナ、年齢、青協名を入れてもらうと集計しやすい。
 ・事前送付してもらう物(音源や原稿など)は申込時に提出してもらうよう徹底周知をする。
申込締切は守ってもらうように各支庁団に徹底して行う。(どうしても間に合わない時は、事前に電話連絡してもらうなど。)

道青協との連携
 ・挨拶周りの日程調整。(青年祭発足後と終了後)
案内状、大会役員、後援、協賛、道青協OB審査員などの依頼、文書作成発送などの確認。
 ・予算編成の際は道青協に確認し、実行委員会で作成する。
 ・道青協役員の旅費等はどうするか事前に道青協に確認しておく。
 ・備品リスト(開閉会式の際使用する音源、白布、来賓リボンなど)の確認。
 ・賞状書きの確認。
 ・開催要項と種目別要項の確認。
 ・種目アナ原と開閉会式のアナ原の確認及び調整。
 ・ポスター校正時に道青協に確認してもらう。
会計処理などの確認。
大会前日は道青協との開閉会式リハーサルが行われるので時間を調整する。
会場の部屋割り(大会本部、事務局室、控え室、審査室などの調整)。
 ・来賓などの席札用意。
購入した備品について
持ち回せる物は次年度に渡す。(道青協より指示あり。)

要項について
  ・のどじまんの種目別要項に、音源を申し込み時に提出といった内容を盛り込むと参加者が解りやすいのではないか。

 青年祭終了後
  ・市町村より補助金を頂いた場合は、決算終了後実績報告をする。













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